Как выбрать отельную PMS.

Начните со дня, а не со списка функций

На демонстрации хорошо выглядит любая система. Разница видна в обычный день: заезд без брони в 23:00, гость, который хочет продлить на сутки, когда номер уже продан, групповая бронь, где меняются три имени из двенадцати. Просите показать именно это, а не дашборд. Система, которая спокойно справляется с неудобными случаями, справится и с простыми.

Проверьте, что происходит, когда работают двое

Рано или поздно двое сотрудников откроют одну и ту же бронь. Серьёзная система перепроверяет доступность в момент изменения, под блокировкой, и отклоняет перенос, который привёл бы к двойной продаже, а не предупреждает об этом задним числом. Спросите прямо: что мешает продать один номер дважды? Если ответ «обучение персонала» — ищите дальше.

Тарифы — там, где деньги утекают незаметно

Спросите, как определяется цена за ночь, когда проживание переносится в номер другой категории посреди срока, как скидка применяется к части проживания и распространяется ли изменение тарифа на уже существующие брони. Это не редкие случаи, это вторник. Если никто не может объяснить правило, вашу выручку определяет тот, кто последним нажал кнопку.

Вопросы, которые стоит задать любому вендору

• Кому принадлежат данные и как их забрать? Узнайте формат выгрузки до подписания договора, а не при уходе.
• Что входит в цену? Оплата за пользователя наказывает вас за наём. Спросите, сколько стоит второй объект и что происходит в высокий сезон.
• Видит ли горничная счёт гостя? Права должны быть по роли и по модулю, а не одна общая учётная запись «персонал».
• Есть ли журнал изменений? Кто и когда изменил тариф — это разница между разговором и спором.
• Что будет, если пропадёт интернет? Добивайтесь прямого ответа, а не успокаивающего.
• Кто отвечает, когда что-то ломается в 22:00? Просите зафиксировать время реакции письменно.

Менеджер каналов и модуль бронирования: одна система или три?

PMS, менеджер каналов и модуль бронирования от трёх поставщиков — это три договора, три службы поддержки и синхронизация, за сбои которой отвечаете вы. Одна система не автоматически лучше, но если они разные, выясните заранее, кто отвечает, когда данные о доступности между ними расходятся.

Запуск недооценивают все

Категории номеров, тарифные планы, уже принятые брони на будущее, правила депозитов, налоги. Спросите, кто делает эту работу, сколько она занимает и сколько стоит. Система, которую дёшево купить и дорого запустить, дешёвой не является.