Yaklaşık 300 makine, her birine haftada iki ziyaret ve tek bir Excel tablosu bile yok.

Müşteri

Kendi alanında öncü bir şirket; adı gizli tutuluyor

Sektör

İçme suyu otomatları ve saha servisi

Kimler kullanıyor

Telefondan çalışan teknisyenler, ofis moderatörleri, yöneticiler

Diller

Azerbaycanca, Rusça ve İngilizce, kullanıcı başına

Teslim

Teknisyen uygulaması Haziran 2026'da; depo defteri on hafta sonra

Başlangıç noktası: Excel dosyalarıyla yönetilen bir filo

Operatör bir içme suyu otomatı ağı işletiyor. Her makinede filtre kartuşları, bir UV lambası ve bir su sayacı bulunuyor ve her birine haftada iki kez teknisyen ziyareti gerekiyor. Bu sistemden önce iş Excel ile yürüyordu. Bir çalışma kitabında makine listesi vardı. Bir diğerinde, her filtre kartuşunun ne kadar ömrü kaldığı eski sayaç okumasını yenisinden çıkararak elle hesaplanıyordu. 22 sekmeli bir üçüncüsü ise yedek parçaları ana depo, teknisyenlerin araçları ve makinelerin kendisi arasında takip etmeye çalışıyordu.

Teknisyenlerin bir ziyareti raporlamak için yapılandırılmış bir yolu yoktu. Ölçümler, değiştirilen parçalar ve sorunlar telefonla ve mesajla geliyor, ofis bunları yeniden yazıyordu. Bu hafta hangi makinelerin ziyaretinin kaçırıldığını ya da hangi filtrenin bitmek üzere olduğunu kimse bir bakışta söyleyemiyordu.

Her ziyaret yapılmış bir işti. Çok azı veriye dönüşüyordu.

Ne geliştirdik

1. Telefona sığan bir servis ziyareti

   Teknisyen kendi makine listesini açar ve ziyareti sırasıyla tamamlar: kontrol listesi, sayaç ve kalite ölçümleri, kullanılan parçalar, fotoğraflı onarımlar, bitti. Bir ziyaret, tek ve eksiksiz bir rapor üretir. Fotoğraflar yüklenmeden önce telefonda küçültülür; böylece zayıf mobil sinyal onları atlamak için bir bahane olmaz. Fotoğraflar, müşterinin kendi bulut depolama alanında her makine için ayrı bir klasöre otomatik olarak dosyalanır.

   

2. Kendini hesaplayan filtre ömrü

   Artık her sayaç okuması, o makinedeki sayaca bağlı her parçanın kalan ömrünü, müşterinin çalışma kitabının kullandığı formülün aynısıyla yeniden hesaplıyor. Bir kartuş anma kapasitesine ulaştığında makine Değiştir uyarısı gösterir. Değiştirilmiş bir sayaç, negatif tüketim olarak okunmak yerine tespit edilir. Teknisyen "değiştirildi" kutucuğunu işaretlediğinde sıfırlamayı ofis onaylar; böylece sayım yanlışlıkla yeniden başlayamaz.

   

3. Ofisin görebildiği kapsama

   Her makinenin bir pazartesi ve bir perşembe ziyaret aralığı var. Kapsama panosu tüm makineleri en az hizmet alandan başlayarak listeler; böylece kaçırılan bir ziyaret, gelecek ayın şikâyetinde değil, aynı hafta ortaya çıkar. Teknisyenler de aynı bilgiyi kendi ekranlarında basit bir "bu hafta 1/2" rozeti olarak görür.

   

4. Her yeni görev teknisyenin telefonuna düşer

   Ofis her görev atadığında, görevin atandığı teknisyen cep telefonuna bildirim alır. Her görev, her teknisyene birkaç dakika içinde Telegram mesajı olarak ulaşır: yapılacak iş, makinenin adresi, son tarih ve görevi doğrudan açan bir bağlantı. Kimseyi telefonla aramaya gerek kalmaz, kimse de "haberim yoktu" diyemez.

   Telefon bundan sonra da süreçten kopmaz. Ofis yanıt verdiğinde ya da görevi yeniden açtığında teknisyen yine bildirim alır, son gün sabah 08:00'de de hatırlatma gelir; hepsi kendi dilinde. Bağlanmak profilden tek dokunuşla olur; mesajlaşma servisi kısa süreliğine erişilemezse gönderim kendiliğinden yeniden denenir.

   Ofiste her görevin bir yorum dizisi vardır ve görev beklemede, devam ediyor, tamamlandı ve incelendi aşamalarından geçer; böylece "ona söylemiştim" cümlesi, üzerinde saati olan bir kayda dönüşür.

5. Yalan söyleyemeyen bir yedek parça deposu

   22 sekmeli çalışma kitabı bir stok defterine dönüştü. Stok asla elle girilmez: her giriş, araca çıkış, makinede kullanım, iade, onarım ve satıştan hesaplanır. Hiçbir hareket düzenlenemez ya da silinemez. Bir hata, yalnızca bir kez yapılabilen bir ters kayıtla düzeltilir ve stok asla sıfırın altına düşemez. İade edilen parçalar muayeneden başlayıp onarıldı ya da hurdaya ayrıldı ile biten bir onarım sürecini izler; hurdaya ayırmak ikinci bir kişinin onayını gerektirir.

   Defterin üzerinde, çalışma kitabının olmaya çalıştığı raporlar yer alır: her teknisyenin elindeki stok, yeniden sipariş planı, ABC analizi, on iki ay boyunca makineye, bölgeye ya da teknisyene göre maliyet ve sahadan bildirilenle depodan çıkanın karşılaştırması. Bu raporları yeniden kurarken, çalışma kitabının kendi özet panellerinin her bir parçayı kritik olarak işaretlediğini fark ettik. Sistem çalışma kitabının formüllerini kullanıyor, bozuk panolarını değil.

6. Yetki yalnızca role göre değil, kişiye göre

   Üç rol var: yönetici, ofis moderatörü ve teknisyen. Bunların üzerine eklenen on dokuz ayrı izin, ofisin yeni bir rol icat etmeden tek bir teknisyen için ölçüm ya da onarım gibi tek tek adımları kapatmasını sağlıyor. Devre dışı bırakılan bir hesap ya da değiştirilen bir rol, o kişinin bir sonraki tıklamasında geçerli olur.

7. Excel'in hâlâ doğru cevap olduğu yerde Excel

   Ofis hâlâ tablo alıyor; yalnızca artık bunlar tek doğru kaynak değil. Birleştirilmiş servis raporu ve dokuz depo raporu gerçek .xlsx dosyalarına aktarılıyor ve her hücre dışa aktarılırken temizleniyor; böylece bir dosya zararlı bir formül taşıyamıyor.

Ne değişti

Alan	Önce	Şimdi
Ziyaret raporları	Telefon ve mesajlar, ofis tarafından yeniden yazılıyordu	Her ziyaret için ölçümler, parçalar ve fotoğraflarla tek bir yapılandırılmış rapor
Filtre ömrü	Bir çalışma kitabında elle hesaplanıyordu	Her sayaç okumasından yeniden hesaplanıyor, zamanı gelince işaretleniyor
Haftalık kapsama	Biri kontrol edene kadar bilinmiyordu	Her makine iki haftalık ziyaret aralığına göre, en kötüden başlayarak
Görevler	Sözlü, hiçbir iz bırakmadan	Atandığı an teknisyenin telefonuna gider, incelenene kadar izlenir
Yedek parçalar	Herkesin üzerine yazabildiği 22 sekmeli bir çalışma kitabı	Her parça ve her makine için tam geçmişe sahip bir defter

İşin kendisi emanet edilebilsin diye

Bir şirketin stokunu ve teknisyenlerinin işini tutan bir sistem, etkileyici olmadan önce güvenilir olmak zorundadır. Parolalar güçlü, tek yönlü özetleme (hash) ile saklanıyor, her form siteler arası istek sahteciliğine karşı korunuyor ve oturum açma denemeleri sınırlandırılıyor. Yüklenen dosyalar adlarına göre değil içeriklerine göre denetleniyor ve bir teknisyen yalnızca kendi makinelerine ve fotoğraflarına erişebiliyor. Sistem iki kapsamlı güvenlik incelemesinden geçti ve herhangi bir değişiklik canlıya alınmadan önce üzerinde 1.000'den fazla otomatik kontrol çalışıyor.

Devreye alınışı da operasyon ekiplerinin tercih ettiği gibi oldu: küçük adımlarla, her şeyi bir anda değiştiren bir geçiş olmadan. Teknisyenler servis akışını Haziran 2026'nın sonunda kullanmaya başladı. Kapsama, filtre takibi, görev bildirimleri ve depo sonraki on hafta içinde birer birer geldi; her biri iş hiç durmadan yayına alındı.

Kendi ekranlarıyla sınırlı kalmıyor

Servis verileri, güvenli ve salt okunur bir bağlantı üzerinden operatörün ikinci sistemine aktarılıyor: tüm filonun canlı haritası. Haftada iki kez tamamlanan her ziyaret, kimse tek bir satır kopyalamadan, ilgili makinenin pininin altında görünüyor. O sistem de ikinci vaka çalışmasının konusu.

Sonraki vaka çalışması Her makine tek bir canlı haritada, tüm geçmişi bir dokunuş uzağınızda

Saha işlerinizi tablolar ve mesajlarla mı yürütüyorsunuz?

İşi teknisyenleriniz, sürücüleriniz ya da mühendisleriniz yapıyor ve ofis bunu yeniden yazıyorsa, aynı yaklaşım sizin için de geçerli. Sistemi sizin zaten nasıl çalıştığınıza göre kuruyor, sonrasında da sizin için işletiyoruz.