Почти 300 аппаратов, по два визита в неделю к каждому — и ни одной таблицы.

Клиент

Одна из ведущих компаний в своей категории; название не раскрывается

Отрасль

Вендинг питьевой воды и выездной сервис

Кто работает

Техники со смартфонов, модераторы в офисе, администраторы

Языки

Азербайджанский, русский и английский — у каждого пользователя свой

Запуск

Приложение для техников — в июне 2026 года; складской журнал — через десять недель

Отправная точка: парк оборудования, которым управляли из Excel

Оператор управляет сетью водоматов с питьевой водой. В каждом аппарате стоят фильтрующие картриджи, УФ-лампа и счётчик воды, и к каждому дважды в неделю должен приезжать техник. До этой системы бизнес жил в Excel. В одной книге хранился список аппаратов. В другой вручную считали, сколько ресурса осталось у каждого картриджа, вычитая старое показание счётчика из нового. Третья, на 22 вкладки, пыталась вести учёт запчастей на центральном складе, в машинах техников и в самих аппаратах.

Структурированного способа отчитаться о визите у техников не было. Показания, заменённые детали и проблемы приходили звонками и сообщениями, а офис перепечатывал их вручную. Никто не мог с первого взгляда сказать, какие аппараты на этой неделе остались без визита и у какого фильтра вот-вот закончится ресурс.

Каждый визит был сделанной работой. Данными из этого становилось совсем немногое.

Что мы построили

1. Сервисный визит, который помещается в телефон

   Техник открывает свой список аппаратов и проходит визит по порядку: чек-лист, показания счётчика и качества воды, использованные запчасти, ремонт с фото — готово. Один визит — один полный отчёт. Фотографии уменьшаются прямо на телефоне перед отправкой, так что слабая мобильная связь — не повод их пропустить, и автоматически раскладываются в собственное облачное хранилище клиента, по папке на каждый аппарат.

   

2. Ресурс фильтров считается сам

   Каждое показание счётчика теперь пересчитывает остаток ресурса всех деталей этого аппарата, которые зависят от счётчика, по той же формуле, что была в книге клиента. Когда картридж выработал номинальный ресурс, аппарат показывает Заменить. Замена самого счётчика распознаётся, а не принимается за отрицательный расход. Когда техник отмечает «заменено», офис подтверждает сброс, чтобы счёт не обнулился случайно.

   

3. Охват, который видит офис

   У каждого аппарата есть слот на понедельник и на четверг. Доска охвата показывает все аппараты, начиная с тех, что обслужены хуже всего, поэтому пропущенный визит всплывает на той же неделе, а не в жалобе через месяц. Техники видят то же самое на своём экране в виде простого значка «1/2 на этой неделе».

   

4. Каждая новая задача приходит технику на телефон

   Каждый раз, когда офис назначает задачу, техник, которому она назначена, получает уведомление на свой мобильный телефон. Каждая задача, каждому технику, в течение нескольких минут приходит сообщением в Telegram: что нужно сделать, адрес аппарата, срок и ссылка, которая сразу открывает задачу. Никого не нужно обзванивать, и никто не сможет сказать, что не знал.

   Дальше телефон остаётся в курсе. Техник снова получает уведомление, когда офис отвечает ему или открывает задачу заново, а в день срока — напоминание в 08:00, всегда на своём языке. Подключение — одно нажатие в профиле, а если сервис сообщений ненадолго недоступен, доставка повторяется автоматически.

   В офисе у каждой задачи есть ветка комментариев и статусы: ожидает, в работе, выполнена, проверена, — так что «я же ему говорил» превращается в запись с временем.

5. Склад запчастей, который не может соврать

   Книга на 22 вкладки превратилась в складской журнал. Остаток никогда не вводится вручную: он рассчитывается из каждого поступления, выдачи в машину, установки на аппарат, возврата, ремонта и продажи. Ни одно движение нельзя отредактировать или удалить. Ошибка исправляется сторнированием, которое возможно только один раз, а остаток не может уйти ниже нуля. Возвращённые детали проходят ремонтный маршрут от осмотра до восстановления или списания, и для списания нужно одобрение второго человека.

   Поверх журнала работают отчёты, которыми пыталась быть та книга: остатки на руках у каждого техника, план дозаказа, ABC-анализ, затраты по аппарату, зоне или технику за двенадцать месяцев и сверка того, что сообщили с поля, с тем, что выдал склад. Пересобирая их, мы обнаружили, что сводные панели самой книги помечали как критическую каждую без исключения деталь. Система использует формулы книги, но не её сломанные дашборды.

6. Доступ настраивается для каждого человека, а не только для роли

   Ролей три: администратор, модератор офиса и техник. Поверх них девятнадцать отдельных прав позволяют офису отключить конкретному технику отдельный шаг, например показания или ремонт, не придумывая новую роль. Отключённая учётная запись или изменённая роль начинают действовать с самого следующего клика этого человека.

7. Excel — там, где Excel по-прежнему уместен

   Офис по-прежнему получает таблицы, только они больше не источник истины. Сводный сервисный отчёт и девять складских отчётов выгружаются в настоящие файлы .xlsx, а каждая ячейка очищается при выгрузке, чтобы файл не мог нести вредоносную формулу.

Что изменилось

Область	Было	Стало
Отчёты о визитах	Звонки и сообщения, которые офис перепечатывал	Один структурированный отчёт на визит — с показаниями, запчастями и фото
Ресурс фильтров	Считался вручную в Excel-книге	Пересчитывается при каждом показании счётчика, с отметкой, когда пора менять
Охват за неделю	Неизвестен, пока кто-нибудь не проверит	Каждый аппарат сверяется с двумя недельными слотами, худшие — первыми
Задачи	На словах, без следа	Приходит технику на телефон в момент назначения и отслеживается до проверки
Запчасти	Книга на 22 вкладки, которую мог перезаписать кто угодно	Журнал с полной историей по каждой детали и каждому аппарату

Построено так, чтобы ей можно было доверить бизнес

Система, в которой хранятся запасы компании и работа её техников, должна быть надёжной прежде, чем впечатляющей. Пароли хранятся с надёжным необратимым хешированием, каждая форма защищена от межсайтовой подделки запросов, а число попыток входа ограничено. Загружаемые файлы проверяются по содержимому, а не по имени, и техник может попасть только к своим аппаратам и своим фотографиям. Система прошла два полных аудита безопасности, и более 1 000 автоматических проверок прогоняются перед тем, как любое изменение попадёт в работу.

И внедрялась она так, как предпочитает эксплуатация: небольшими шагами, без одномоментного переключения. Техники начали работать с сервисным процессом в конце июня 2026 года. Охват, учёт фильтров, уведомления о задачах и склад появлялись по одному в течение следующих десяти недель, и каждый выпускался без остановки бизнеса.

Она не заканчивается на собственных экранах

Сервисные данные публикуются через защищённое подключение только для чтения во вторую систему оператора — живую карту всего парка. Дважды в неделю каждый завершённый визит появляется под меткой своего аппарата, и никто не копирует ни строки. Эта система — второй кейс.

Следующий кейс Каждый аппарат — на одной живой карте, а вся его история — в одном касании

Ваша выездная работа держится на таблицах и мессенджерах?

Если ваши техники, водители или инженеры выполняют работу, а офис потом перепечатывает её, — тот же подход сработает и у вас. Мы строим систему вокруг того, как вы уже работаете, и потом сами её сопровождаем.